الوصف الوظيفي لوظيفة المساعد الإداري هو الشخص المسؤول عن إدارة الأعمال المسندة إلى المدير أو رئيس القسم، والمساهمة في إنجاز المهام المتعلقة بإدارة الملفات والبيانات، بهدف اختصار الوقت والجهد والتفويض محل المدير في العديد من المهام الورقية، وتتمثل المهام الوظيفية للمساعد الإداري في:-
- إدارة مذكرات وجدولة الاجتماعات والمواعيد.
- استقبال وإعادة توجيه المراسلات والمكالمات الهاتفية.
- متابعة اللوازم المكتبية وتقديم الطلبات بشكل دوري.
- التعامل مع الطلبات والاستفسارات بشكل مناسب.
- اتخاذ ترتيبات السفر واتمام اجراءات الحجز.
المؤهلات اللازمة لوظيفة المساعد الإداري
- شهادة البكالوريوس في تخصص يتناسب مع احتياجات العمل والخبرة العملية السابقة في وظيفة مساعد إداري.
- القدرة على إعداد التقارير الدورية.
- متابعة ورصد احتياجات الأدوات واللوازم المكتبية.
المهارات اللازمة لوظيفة المساعد الإداري
- المرونة والقدرة على تحديد أولويات العمل.
- اجادة مهارات الإدارة وتنظيم الوقت وترتيب المهام.
- التعامل مع ضغوطات العمل بحكمة وصبر.
- امتلاك روح المبادرة التي تساعد المدير على إنجاز مهامه لتحقيق الأهداف المرجوة.
مميزات وعيوب وظيفة المساعد الإداري
- يتمكن المساعد الإداري من خلال وظيفته بناء شبكة علاقات واسعة مع الأشخاص في الأقسام المختلفة بالمنشأة.
- تتيح وظيفة المساعد الإداري إمكانية العمل عن بعد، وهو ما يحقق لمسؤوليها المرونة الزمنية والمكانية التي تساعدهم على التوازن بين حياتهم الشخصية ومسيرتهم المهنية.
- تتميز فرص وظائف المساعد الإداري بالأمان الوظيفي.
- الشعور بالملل والرتابة أحيانًا أحد العيوب التي تواجه وظيفة المساعد الإداري نتيجة متطلبات الوظيفة في القيام بمهام روتينية مثل إدخال البيانات، إدارة المصروفات والفواتير.